人事評価シートの記載方法｜人事評価シートの目的と職種別評価項目を徹底解説

執筆者：茅原淳一（Junichi Kayahara）

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従業員を会社や上司が評価する際には、評価シートが必要です。評価シートを作成し、誰が評価しても評価項目が同じになり、従業員のモチベーション管理や成長につながるように評価をすることが会社の成長にも繋がります。

本記事では、人事評価シートの役割や目的・人事評価シートの項目・記載方法について詳しく解説していきます。

人事評価シートとは？

人事評価シートとは、企業や上司が従業員を評価する際に、評価項目や評価内容などを記載するためのシートです。

人事評価をする際に、一定のフォーマットがないと、上司も部下のどこを評価したらよいか分かりませんし、評価内容も評価者の主観に偏ったものとなってしまいます。そのため人事評価シートを策定し、統一されたフォーマットのもとで、画一的な評価ができるようにしなければなりません。

人事評価シートは自社でExcelやWordなどで作成することもできますし、人事評価システムなどを導入してシステム上で評価することもできます。

人事評価シートを作成する4つの目的

人事評価シートを作成する目的は主に次の4つです。

・人事評価を公平に行うため
・従業員が画一的に成長するため
・従業員のモチベーション向上のため
・企業文化を醸成するため

人事評価シートを作成し、従業員を公正に評価し、従業員が画一的に成長していくことが企業の成長にも繋がります。人事評価シートを作成する4つの目的を解説していきます。

人事評価を公平に行うため

人事評価シートを作成する目的として公平性をあげることができます。

人事評価シートには、何をどう評価すべきかが明確に記載されているので、評価者はフォーマットに沿って評価するだけになります。そのため従業員に対して公平な評価をすることが可能です。

人事評価は従業員の昇給や昇進へ直結するものであるため、従業員が「公平な評価がなされている」という実感を持つことができないと、不満が生じる可能性があります。

人事評価シートは人事評価を公平に行うことができるので、従業員のエンゲージメントを高め、離職率の低下などにも繋げることができるでしょう。

人事評価についてはこちらの記事もご参照ください。
⇒人事評価とは？人事評価の目的・導入方法・注意点について解説
⇒人事評価制度の作り方｜評価を作る際の注意点や成功例についても解説
⇒人事評価の項目とは？項目の種類や評価項目例・参考事例をご紹介！
⇒人事評価の際の目標設定とは？目標設定のメリット・SMARTの法則を解説
⇒人事評価コンサルタント｜メリット・デメリット・選ぶ際のポイントについて解説
⇒人事評価面談｜面談の目的・進め方・ポイントについて解説
⇒人事評価制度のメリット・デメリット｜デメリットの解決策・人事評価制度の失敗例についても解説

従業員が画一的に成長するため

人事評価シートは従業員の画一的な育成にも役立ちます。人事評価シートに記載された評価項目に則って、従業員を評価していくことによって、従業員も自ずと「評価されたい」「給料をあげてほしい」という思いから、人事評価シートで求められる働き方をするようになります。

会社が求める人物像へと自ずと近づいていくことができるので、人事評価シートは従業員に画一性を持たせるためにも非常に有効なツールです。

従業員のモチベーション向上のため

人事評価シートは従業員のモチベーション向上のためにも欠かすことができないツールです。人事評価シートがあることによって、従業員は「自分のどんな部分が評価されるのか」を把握できるようになるためです。

「頑張ってもどうすれば評価されるのか分からない」という自覚は、働く側にとって大きなモチベーションの低下になります。

しかし、人事評価シートを作成し、従業員がどの点が評価されると理解できれば「頑張って評価されるように働こう」と自覚を持てるでしょう。

従業員のモチベーション向上のためにも人事評価シートは欠かすことができないツールだと言えます。

企業文化を醸成するため

企業にとって重視する理念や、働き方を従業員に対して醸成するためにも人事評価シートは欠かせません。

例えば、お客様への対応を第一に考えている会社であれば、従業員の接客態度に最も大きな配点になっている人事評価シートを作成することで、顧客対応第一の人材を育成できるでしょう。

コンプライアンス重視の企業であれば、コンプラ重視の人事評価シートを作成することで従業員もコンプライアンスを重視した働き方をするようになります。

このように、企業にとって「何が重要になるのか」という点を人事評価シートに反映させることによって、従業員に企業文化を浸透させ、会社全体として重視している企業文化を醸成させることが可能です。

人事評価シートにおける3つの評価基準

人事評価シートを作成する際には、次の3つの評価基準を必ず策定しなければなりません。

・業績基準
・能力基準
・情意基準

成績、能力、やる気や働きぶり、これらの多角的な観点から従業員を評価していくことで、従業員が「公平に評価されている」と感じ、従業員を成長させていくことに繋がります。

人事評価シートに加味すべき3つの評価基準について詳しく解説していきます。

業績基準

業績基準とは、従業員が目標に対してどの程度の達成度があったのかを評価する基準です。業績基準があることによって、従業員は自分の業績が評価されることを自覚できるので、目標達成のために日々研鑽するようになります。

なお、業績基準は、会社が一方的に課したノルマではなく、従業員と上司が話し合って自主的に決めた目標に対する達成度を評価するのが基本です。

能力基準

能力基準は従業員の業務遂行の上で必要な能力を評価する基準です。

能力を客観的に評価することは難しいので、取得している資格や社内の検定テストなどで、能力の習得度合いを評価するのが基本です。

また評価者の主観的な判断にならないよう、できる限り数値的に評価する方法も検討しましょう。例えば「エクセルの習得度合い」という項目を設けて、会社が必要とする最大の能力を習得した場合を5として、そこから4,3,2,1と段階的に評価していくなど、できる限り数値的な評価ができるようにしましょう。

情意基準

情意基準とは仕事に対する態度や、上司・同僚・部下への接し方に対する評価です。従業員の和を重んじている企業などは、ここの評価が最も大きな配点になります。

基本的には上司が部下を評価しますが、会社によっては部下が上司を評価する場合もあります。

情意基準は評価者の主観や感情や好みによって、最もヒューマンエラーが発生しやすい評価項目です。そのため、できる限り評価項目を細かく分けて、評価方法も数値化することを心がけましょう。

また、上司1人だけが評価するのではなく、複数の人が評価して、ヒューマンエラーをなくしていくということも非常に重要です。

職種別の評価項目

一口に人事評価と言っても、どんな職種なのかによって評価する項目は異なります。ここでは職種別の評価項目にはどのようなものがあるのかを詳しく解説していきます。

事務職

事務職の人事評価シートの評価項目としては次のようなものが挙げられます。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・正確性
・スケジュール管理
・専門知識
・コスト削減
・クレーム対応

業績評価項目として、業務目標達成度を評価しますが、事務職の場合には「エラー率〇〇%以下」などの具体的な数値目標となるものが目標として望ましいでしょう。また、事務職には正確性が求められるので、正確性やスケジュール管理は重要です。

さらに業種によってはコスト削減からクレーム対応まで事務職の能力評価の項目になることもあります。

営業職

営業職の評価項目としては次のようなものが挙げられます。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・交渉力
・スケジュール管理
・クレーム対応

営業職の目標達成度は、営業成績です。「売上目標達成度〇〇%」などの数値で評価しましょう。

また、営業職の場合には、相手との交渉力などが他の職種と比較して重視される点です。自社の商品やサービスを他社へ販売するための交渉力を評価することによって、交渉能力の高い従業員を育成することにも繋がります。

技術職

技術職の評価項目としては次のようなものが挙げられます。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・技術力
・安全管理
・正確性
・スケジュール管理
・クレーム対応

技術職の業務目標達成度は、「月間平均施工件数〇〇件」などが挙げられます。また、能力評価においては、技術職は技術力はもちろんのこと、安全管理なども重視されます。

自社の技術者に求める能力が加味された人事評価シートを作成するようにしましょう。

管理職

管理職の評価基準には次のようなものがあります。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・リーダーシップ
・指導・育成
・経営方針の理解・促進
・正確性
・スケジュール管理
・クレーム対応

管理職の業績基準は、「チーム全体の業績が目標に対してどの程度の達成度があったのか」で図られることが一般的です。

また、能力評価の点では、チームをまとめ上げて目標達成に向けて引っ張る能力であるリーダーシップと部下を育成して指導する力も評価しなければなりません。さらに管理職として会社の経営方針を理解して、それを部下に伝える能力も求められます。

製造業

製造業で評価される項目は次のようなものです。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・技術力
・安全管理
・正確性
・スケジュール管理

単純作業が多いので、仕事の正確性が重視される仕事です。そのため、正確性の配点を高くするとよいでしょう。

また、工場には危険も多いので安全管理も重要ですし、納期にきっちりと納品できるようなスケジュール管理も大切な能力になります。

介護業

介護業の評価基準として挙げられるものは次の項目です。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・安全管理
・正確性
・スケジュール管理

介護業においては利用者の身体機能に合わせた介護を自分で考えてできるかどうかの「企画力」が重視されます。

また、利用者の安全を確実に確保するための安全管理も重要な能力です。さらに、仕事への取り組み姿勢やコミュニケーションも重要になるので、情意基準も重視される仕事だと言えるでしょう。

小売業

小売業で評価される項目は次のようなものがあります。

・業務目標達成度
・企画力
・実行力
・改善力
・安全管理
・リスク管理能力
・正確性
・スケジュール管理

小売業で重視されるのは、やはり「販売ノルマをどの程度達成したのか」を測る業務目標達成度です。また、イベントやキャンペーンなどを企画して販売額をあげる企画力も重要になります。

さらに、小売業は顧客からのクレームが多い業種でもあります。そのため、リスク管理能力やクレーム処理能力なども重視する項目としてもよいでしょう。

評価側の人事評価シートを記載する9つのポイント

人事評価シートを使用して従業員を上司が評価する際には次の9つのポイントを押さえた上で評価することが非常に重要になります。

・結論を先に記載する
・簡潔に記載する
・絶対評価と相対評価を使い分けて記載する
・評価できる点を記載する
・問題点・改善すべき点を記載する
・具体的な数値を記載する
・課題点・失敗を記載する
・定量化が難しい場合は達成条件を記載する
・評価の期間を明確に記載する

どんなに素晴らしい評価シートを作成したとしても、評価側が適正に運用できなければ意味がありません。

評価シート作成時には評価者に対しても研修を行い、記載時のポイントの周知を図りましょう。人事評価シートに評価者が記載する際の8つのポイントを解説していきます。

結論を先に記載する

人事評価シートは結論を先に記載しましょう。結論を先に書くことによって、従業員は評価がどんなものだったのかをすぐに判断できます。

従業員のモチベーション向上のためにも、スキルアップのためにも「期間中の評価がどうだったのか」の結論をまず明記し、その後にその結論に至った理由や、具体的にどんな点が評価できる（評価できない）のかを明記するようにしてください。

簡潔に記載する

人事評価シートは簡潔に記載してください。記載内容が長くなりすぎると伝えたいことが伝わりにくくなります。

そもそも人事評価シートの枠は限られているため「結論」「良かった点」「悪かった点」を簡潔に記載し、最後に来期に臨むことを簡単に記載しましょう。

絶対評価と相対評価を使い分けて記載する

評価する際に絶対評価をするか相対評価をするかを使い分けることも重要です。どちらの評価方法が適しているかは一概に決めることはできませんが、個人ごとに評価したい場合は絶対評価、他者と比べて従業員を評価したい場合は相対評価が一般的です。

また、絶対評価には評価された従業員の課題を把握しやすくなることや評価理由が明確になるといったメリットがあり、相対評価には評価における差分をつけやすいこと、評価をする者の主観の影響を受けにくいことが挙げられます。

それぞれの評価方法については、次の記事もご参照ください。
⇒相対評価とは？メリット・デメリット・評価制度の活用事例について解説
⇒絶対評価とは？メリット・デメリット・注意点・事例について解説
⇒絶対評価と相対評価の違い｜それぞれのメリット・デメリット・最近の傾向を徹底解説

評価できる点を記載する

どんなに評価の低い従業員だとしても、評価できる点は必ず記載するようにしてください。悪い点ばかりを明記すると、従業員のモチベーションが大きく下がってしまう可能性があります。

どんな人でも必ず良いところは1つありますので、評価者は良い点を探して、人事評価シートへ評価できる点を必ず記載するようにしてください。

問題点・改善すべき点を記載する

問題点や改善すべき点についても人事評価シートに必ず記載しましょう。全て良いことばかりを記載してしまうと、従業員がそれ以上に成長しなくなるリスクがあります。

そのため非常に評価の高い従業員で非の打ち所がないとしても、必ず問題点や改善すべき点を何か記載するようにしてください。

もしも問題点がない場合には、さらに大きく飛躍するために必要な改善点などについて明記しましょう。

具体的な数値を記載する

人事評価シートに記載する内容は、主観的にならないようにすることが重要です。そのため、評価内容にはできる限り具体的な数字を記載しましょう。

例えば、「前期よりも売上が20%上がったから、評価を引き上げる」など、評価される側が見て、納得できるものであることが重要です。

数字を記載することによって、評価される側に「公平に結果や成果をしてもらえた」という実感が生まれます。人事評価シートにはただ文章で記載するのではなく、可能な限り数値を使用しましょう。

課題点・失敗を記載する

人事評価シートには課題点や失敗点も記入しましょう。良いことばかり記載していたら従業員は成長しません。

そのため、必ず課題点や失敗点を記載するようにして、もしも課題や失敗がない従業員がいるのであれば、さらなるスキルアップのために会社が期待することを明記しましょう。

従業員にとって「不足する点」を必ず1つ以上は明記することによって、従業員が現状に満足せず、より成長できるようになるでしょう。

定量化が難しい場合は達成条件を記載する

「どの程度まで達成したら高評価になる」という定量化が難しい場合には、達成条件を記載しておきましょう。

例えば、単に「業務に必要な資格を習得している」という曖昧な評価にするのではなく、「会社が設定している取得目標資格のうち、2つを取得したらB評価、3つ以上取得したらA評価」というように、従業員が達成目標を理解できるよう、配慮しましょう。

評価の期間を明確に記載する

いつからいつまでが評価期間かを明確に記載することは非常に重要です。

人事評価のヒューマンエラーとして最も多いものの1つが、期間を間違えているというものです。つまり、前期に起こったミスであるにも関わらず、評価者が今期のミスとして評価してしまうといったヒューマンエラーです。このようなエラーは人事評価シートに期間を明記することによって防ぐことが可能です。

公正な評価が行われるためにも、人事評価シートには明確に期間を明記しておきましょう。

まとめ

人事評価シートとは、会社が従業員を評価するためのフォーマットです。

評価基準には、業績基準・能力基準・情意基準の3つがありますが、会社の業種に合わせた評価項目を1つ1つ作成していくことが非常に大切になります。

そして、最も重要なことは評価する側が中立の立場に立ち、従業員のスキルアップやモチベーション向上につながるような評価シートを作成することです。

従業員のスキルアップとモチベーション向上につながる人事評価シートを作ることはもちろん、適正に運用されるよう、評価者に対してもしっかりと研修を行うようにしてください。

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