会社設立のミチシルベ

会社設立や事業運営の中で、登記事項証明書の提出が求められる場面が発生することがあります。

登記事項証明書は、法人の登記した際の登録情報を証明する書類であり、取引先や金融機関、公的機関などが正確な情報を確認するために提出を求めます。

重要なことは、どの種類の登記事項証明書が求められているかを正確に把握し、適切な手続きを行うことです。

この記事では、登記事項証明書の種類や取得方法などを中心に解説していきます。

登記事項証明書とは

登記事項証明書は、法人の登記情報が記載されている公的な書類であり、法人の存在や登録内容を証明する重要な書類です。

かつては、法務局には登記簿が紙の形で保管されており、必要な際には法務局の窓口でそのコピーを受け取ることが一般的であったため、そのコピーの書面を登記簿謄本と呼んでいました。

しかし、現在ではシステム上でデータとして登記簿を管理できるようになり、法務局に行かずにオンライン上で登記簿を取得できるようになりました。

このデータ形式の登記簿のことを登記事項証明書と呼んでいます。

これから起業する人にとって会社設立は分からないことが多いのではないでしょうか。

また、起業したばかりの人にとっては事業の立ち上げと同時に様々な手続きを進めなくてはならず大変な思いをしている方も多いことでしょう。

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登記事項証明書の種類

登記事項証明書の種類について説明します。
・不動産登記の場合
・商業・法人登記の場合

不動産登記の場合

不動産登記の場合の登記事項証明書の種類について説明します。
・全部事項証明書
・現在事項証明書
・一部事項証明書
・閉鎖事項証明書

全部事項証明書

全部事項証明書は、不動産の登記情報に関する重要な書類であり、不動産登記から現在までの所有権移転や抵当権の設置・抹消など不動産に関わる情報を包括的に記載した公的な証明書のことです。

この書類を取得しておくことで、不動産の取引や融資、相続などさまざまな利用目的に対応できます。

現在事項証明書

現在事項証明書は、不動産の登記情報に関する事項の中で、現在効力を有するものだけが記載されている書類で、現在効力に含まれない過去に抹消された担保権や不動産の以前の所有者など、現在の効力には含まれない事項に関する記載がないという特徴があります。

他の登記事項証明書との違いとして、現在も効力がある事項に絞って記載されているので過去の情報には一切触れられていない点が挙げられます。

過去に関する情報が必要ない場合、過去の不動産登記情報を知られたくない場合に現在事項証明書が適しているといえます。

一部事項証明書

一部事項証明書は、例えば多くの共有者がいる不動産などで、特定の共有者が有する権利に関する事項のみを取得する際に使用されます。

通常はあまり頻繁に利用されることはなく、権利関係が複雑で全部事項証明書だと書類の枚数が膨大になりすぎる場合などに、一部事項証明書の取得が選択されることがあります。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書は、全部事項証明書に情報がない場合や閉鎖された不動産の情報を示す書類で、通常は履歴事項証明書の記載期間以前の情報が必要な場合や、会社の合併や移転前の内容を証明する書類が必要な場合に取得されます。

閉鎖登記簿には、すでに存在しない不動産の情報が記録されており、土地に関する情報は50年、建物に関する情報は30年間残されています。

商業・法人登記の場合

商業・法人登記の場合の登記事項証明書の種類について説明します。
・現在事項証明書
・履歴事項証明書
・閉鎖事項証明書
・代表者事項証明書

現在事項証明書

現在事項全部証明書は、現在効力である登記情報が全て記載されており、抹消された情報は含まれません。一方で、現在事項一部証明書は特定の一部情報のみが含まれています。

代表や役員など現在の会社情報のみを確認したい場合は、現在事項証明書の取得で十分です。

変更登記申請時や過去の変更履歴の確認が不要な場合は、必要な情報が現在事項証明書に含まれています。

履歴事項証明書

履歴事項証明書には、現在事項証明書の情報に加えて、過去に存在したが後に抹消された情報や変更された情報も記載されています。

抹消された情報は、証明書の請求日の3年前の1月1日以降の情報までの記載となります。

請求日が2023年12月1日の場合、2020年1月1日以降の情報のみが履歴事項証明書に記載されます。それより前の情報がほしい場合は、閉鎖事項証明書の取得をしましょう。

履歴事項全部証明書には全ての情報が網羅されていますが、履歴事項一部証明書は特定の一部の情報のみを含んでいます。

通常、登記簿謄本が必要な場合は「履歴事項全部証明書」の提出を指定されますが、大規模な会社などで枚数が多くなる場合には、現在事項証明書や代表者事項証明書を提出する場合があります。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項全部証明書には抹消された登記情報が全て記載され、閉鎖事項一部証明書には特定の一部情報のみが含まれています。

これらの証明書は、履歴事項証明書より前に記載されていた抹消情報や会社の合併、本社移転、清算結了、組織変更などの事実を証明する際に求められます。

代表者事項証明書

代表者事項証明書は、会社の代表者の代表権を証明するための書類であり、法人番号、商号、本店所在地、代表者の資格、資格及び住所などの基本情報が簡略に記載されています。

通常はあまり頻繁に使用されませんが、法的な手続きや契約の際に、会社代表者の資格を証明するために法務局で取得の上提出が求められることがあります。

代表者事項証明書には使用期限はないものの、提出先によっては「3ヶ月以内に取得したもの」などの指定があるため、提出時には最新のものを取得することが一般的です。

登記事項証明書の取得手数料

登記事項証明書の取得方法は3つあり、各方法ごとに登記手数料の金額が異なります。平成25年4月1日以降、登記事項証明書の料金が改定され、以前よりも低価格になりました。

手数料の金額は、「書面での請求」、「オンラインで請求の上、郵送送付」「オンラインで請求の上、法務局の窓口で受け取る」という3つの方法に分かれています。

「書面での請求」の場合は1通あたり600円、「オンラインで請求の上、郵送送付」の場合は1通あたり500円、「オンラインで請求の上、法務局の窓口で受け取る」場合は1通あたり480円です。

「書面請求」には、「法務局の窓口で取得するケース」と「法務局から郵送で取得するケース」の2つの取得方法があります。郵送で取得する場合には、別途返信切手代がかかりますので、その点に留意してください。

オンライン請求は郵送請求と比較し手数料が割安となっています。登記事項証明書を頻繁に取得する場合は、オンラインでの手続きが便利でコストを節約できます。

登記事項証明書を取得する3つの方法

登記事項証明書を取得するには3つの方法があります。
・法務局の窓口で直接申請する方法
・郵送で申請する方法
・オンラインで申請する方法

法務局の窓口で直接申請する方法

最寄りの法務局の窓口で直接申請する手段があります。まず、最寄りの法務局や出張所の場所を事前に確認します。そして、確認した最寄りの法務局に出向き「交付申請書」を入手します。

取得した交付申請書に、氏名や住所など必要な事項を正確に記入します。

記入が完了しましたら手数料を支払い収入印紙を購入します。その後、記入済みの交付申請書を提出し、登記事項証明書を受け取ります。

法務局の窓口の取扱時間は平日8時30分から17時15分までであり、土日祝日や夜間などの休日や営業時間外には登記事項証明書を取得することはできません。

全国の法務局で、商業・法人登記などの会社関連や不動産登記などの不動産に関する登記事項証明書等を取得することが可能です。

窓口に行くことに手間や時間が伴いますが、その場で証明書を受け取ることができることが利点です。

郵送で申請する方法

最寄りの法務局から郵送で申請する方法があります。最寄りの法務局や出張所の場所を事前に確認します。

その上で、最寄りの法務局のホームページから申請書をダウンロードするか、法務局に申請書を直接貰いに行きます。法務局や郵便局、コンビニで購入可能な収入印紙を購入して書類に貼ります。

書類が完成しましたら最寄りの法務局や出張所に送付します。登記事項証明書の郵送先を自宅や勤務先などに指定し登記事項証明書を受け取ります。

郵送の手続きでは、手数料分の印紙を貼った申請書と返信用の切手、宛先を記入した返信用封筒か宛先を記載したメモの3点を同封して送付します。

取得まで3日から1週間かかり、申請書や印紙・切手、返信用封筒を準備する手間がかかりますが、パソコンがなくても自宅で取得できるメリットがあります。

オンラインで申請する方法

オンラインで申請する方法があります。まず、登記・供託オンライン申請システムに利用者登録の入力を行います。

次に、交付請求書メニューにアクセスし、必要な情報を入力します。その後、手数料の支払い方法を選択して手数料を納付します。

最後に、登記事項証明書の受け取り方法を選択し、指定した法務局で直接受け取るか指定先へ送付してもらうかを選択します。

オンライン申請のサービスですが、一般のサービスとは異なり利用できる時間は平日8時30分から21時までです。土日祝日やその他の休日、時間外も利用不可となります。また、電話などでの請求も受付不可となります。

初めて利用する場合は必ず利用者登録が求められます。支払いはオンライン決済のみに限られています。

法務局での受け取りの場合は、申請から3時間から4時間程度で受け取りが可能です。郵送での受け取りの場合は、1日から3日程度の日数がかかります。

一度きりの利用であれば、窓口や郵送での取得が簡単な場合もありますが、頻繁に利用する場合は自宅から外出せずに手続きができるので、非常に便利です。

まとめ

ここまで、登記事項証明書の種類や、取得方法などを中心に解説してきました。

本記事が、これから会社設立の準備や会社設立を検討している起業家・個人事業主・独立を予定している会社員の方のご参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。