会社設立のミチシルベ

登記簿謄本という言葉はかつて使用されていましたが、現在では存在せず、正確な用語では、登記事項証明書と言われています。

登記簿を紙のみでの管理をしていた時代は、会社情報などが記載された書類は登記簿等本と呼んでいました。

現在ではデータとして登記簿を管理し、書類自体は登記事項証明書と呼ばれています。

登記簿は不動産、商業、法人などさまざまな分野で必要とされます。

この記事では、登記簿謄本の概要や取得方法、登記簿謄本が必要なタイミングなどを中心に紹介していきます。

登記簿謄本とは

登記簿謄本は、法務局が登記簿をコピーし、そのコピーに認証を施した文書を指します。不動産登記、商業登記、法人登記など、さまざまな種類の登記が含まれています。

法人登記簿謄本について、下記の点を中心に説明していきます。
・法人登記簿謄本に記載されている情報
・登記簿謄本と登記事項証明書の違いについて
・法人登記簿謄本の4つの種類

法人登記簿謄本に記載されている情報

登記簿謄本には、不動産登記の場合、土地の所在地、地目、建物の所在地、構造、床面積などの内容が記載されます。

法人登記には、法人の名前、所在地、代表者の名前、法人の目的など、基本的な情報が含まれています。

各登記事項証明書は、必要な情報に基づいて全部事項証明書、一部事項証明書、代表者事項証明書などに分類され、それぞれに適した記載項目が記載されています。

登記簿謄本と登記事項証明書の違いについて

登記簿謄本と登記事項証明書の違いは、実質的には同じ書類を指し、紙か電子データかが異なります。

以前は、企業の登記情報は紙の「登記簿」で管理され、必要な場合は法務局に出向いてその用紙をコピーして登記事項を証明したものを「登記簿謄本」と言われていました。

しかし、今現在は電子データで登記簿が保存され、オンライン上で入手できるようになり、法務局で発行される書類は「登記事項証明書」と呼ばれるようになりました。

法人登記簿謄本の4つの種類

登記簿謄本の4つの種類について説明します。
・履歴事項全部証明書
・現在事項証明書
・閉鎖事項証明書
・代表者事項証明書

履歴事項全部証明書

履歴事項全部証明書は、現在の会社情報に加えて、請求日の3年前の日が属する年の1月1日以降に抹消・変更された情報の履歴も含まれており、約3年分の履歴が把握できるため、許認可の申請や融資の申し込みなどにも利用されます。

提出書類の指定がなく、登記簿謄本が必要な場合、履歴事項証明書を提出しても問題ありません。

ただし、本店が管轄外に移転した場合、移転前の情報は履歴事項全部証明書には含まれないため、注意が必要と言えます。

移転前の登記情報が必要な場合は、閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

現在事項証明書

現在事項証明書は、請求日時点の会社の登記情報を示し、有効でなくなった、抹消・変更された事業目的や資本金、役員といった登記情報は通常は含まれません。

商号と本店所在地に関しては、現時点から1つ前の変更点までの情報が記載されます。

そして、特に提出書類の指定がなく履歴事項全部証明書を提出したくない場合は、現在事項証明書を提出します。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書は、かつて存在した登記情報が抹消または閉鎖されたことを示す書類であり、履歴事項全部証明書に含まれない特定の情報が記載されています。

履歴事項全部証明書に記載される以前に抹消された登記情報だけでなく、吸収合併による解散や消滅など閉鎖された登記情報も含まれています。

長い歴史を持つ法人や多くの変更がある法人などの情報を確認する際に使用します。

代表者事項証明書

代表者事項証明書は、会社の代表者に関する重要な情報が詳細に記載された書類です。

契約や手続きを交わす際に代表者の資格証明書が要求される場合は、代表者事項証明書が活用されます。

これから起業する人にとって会社設立は分からないことが多いのではないでしょうか。

また、起業したばかりの人にとっては事業の立ち上げと同時に様々な手続きを進めなくてはならず大変な思いをしている方も多いことでしょう。

そこで、ミチシルベでは
・「会社設立について相談したい・・・」
・「会社設立の手続きどうしたらいいかよくわからない・・・」
・「税理士や司法書士を紹介してほしい・・・」
といった起業したばかりもしくはこれから起業する方々のお悩みにお応えするべく、会社設立についての無料相談を実施しています。

下記バナーから無料相談をお申し込みできますので、ご自身の会社設立に関するお悩み解消にご活用ください。

登記簿謄本が必要なタイミング

登記簿謄本が必要なタイミングについて説明します。
・法人口座を開設や融資を申し込むとき
・法人名義で保険や許認可の手続きを行うとき
・新規のクライアントや同業他社の競合分析を行うとき
・初回の決算申告を税理士に委託するとき
・法人の登記内容の変更を行うタイミング

法人口座を開設や融資を申し込むとき

金融機関で法人口座を開設したり、融資を申し込む際には、通常は法人の登記簿謄本の提出が必要です。

同様に、補助金や助成金の申請においても、書面での提出が一般的な要件となります。

法人口座の開設について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→法人口座の開設｜メリット・スケジュール・必要書類・申込方法について解説

法人名義で保険や許認可の手続きを行うとき

法人設立時、健康保険や厚生年金保険に加えて、従業員を雇用した場合には労災保険や雇用保険の加入手続きが必須となります。

特に飲食業、建設業、宿泊業などの特定業種では、許認可申請も避けて通れません。

社会保険や労働保険、許認可申請など、法人の名義で手続きを行う場合には、登記簿謄本の提出が必要となります。

社会保険の必要書類について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→会社設立後も手続きは必要！税金や社会保険の必要書類や期限を確認

新規のクライアントや同業他社の競合分析を行うとき

登記簿謄本は、新しい取引先や競合他社を調査する際によく使用されます。

同様に、大手企業との新しい取引を始める際には、与信チェックの一環として登記簿謄本の提出が必要になる可能性があります。

初回の決算申告を税理士に委託するとき

法人の決算申告は、通常、税理士に任せます。

初めて税理士に決算申告を依頼する場合、株式数や資本金など金銭に関する情報を正確に把握するため、税理士からは登記簿謄本の提出を求められる可能性があります。

法人の登記内容の変更を行うタイミング

社名や本店所在地、役員、発行可能株式数、事業目的の変更などが発生した場合は、法務局で登記内容を変更する手続きを行う必要があります。

変更登記の手続きを進めている間は、過去の登記簿謄本の閲覧や確認ができないため、必要性がある際は、変更登記の申請を行う前に、現行の登記簿謄本を取得しておくことが大切です。

登記簿謄本の取得方法

登記簿謄本の取得方法について説明します。
・窓口に請求書を提出する方法
・オンラインで請求書を提出する方法
・郵送で請求書を提出する方法

窓口に請求書を提出する方法

登記所の窓口で請求書を提出する際の登記簿謄本の取得方法について説明します。

登記簿謄本やその他の書類を請求する場合、通常はその書類の対象となる土地や法人が属する地域を管轄する登記所に請求を行います。

しかし、登記情報交換サービスを利用することで、最寄りの登記所でも請求が可能となります。

オンラインで請求書を提出する方法

オンライン上で請求する場合、登記簿謄本を取得する手順を説明します。

オンラインでの請求には、対象となる登記所に対して一定の手数料を支払い、その後インターネットを通じて登記簿謄本の請求手続きを行います。

オンラインでの請求手続き後、指定した登記所で登記事項証明書を受け取るだけでなく、指定した送付先への郵送も可能です。

郵送で請求書を提出する方法

登記事項証明書を郵送で請求する場合、登記事項証明書交付申請書に必要事項を正確に記入し、手数料相当額の収入印紙を貼り付けたものを法務局に郵送します。

数日後に郵送で法務局から履歴事項全部証明書が届きます。また、郵送時には、自分の住所を記載し、切手を貼り付けた返信用封筒の同封も必要になります。

法人登記簿謄本の取得する際の手数料

法人の登記簿謄本を取得する際には手数料が発生します。窓口や郵送での書面請求は通常600円かかります。

オンラインからの請求や郵送だと500円、オンラインからの請求で窓口で受け取る場合は480円と手数料の金額が手続きにより異なります。

電子納付可能な金融機関をe-Gov電子納付の金融機関一覧からチェックできます。

電子納付は確認に時間がかかる可能性があります。

完了確認ができないからといって再度納付手続きを行うと、二重に納付される可能性があるため、注意をし手続きを行う必要があります。

法人登記簿謄本を確認するタイミング

法人登記簿謄本を確認するタイミングについて説明します。

クライアントが登記簿謄本を確認する場合

クライアントが仕事を依頼しようとする場合、相手企業が実在する法人であるかどうか、法人の性質や規模などを確認するために登記簿謄本を参照することがあります。

取引先をリサーチする場合

取引先がどのような企業かをリサーチする際にも、法人登記簿の確認が一般的です。法人登記簿には、資本金などの情報が掲載されています。

例えば、資本金が1,000万円の会社と100万円の会社では、組織としての体力が異なります。組織の体力がある会社の方が、信用力も高いと考えられます。

HPがない場合

中小企業は、ホームページが存在しない場合やホームページがあっても大企業のように決算を都度報告することはめったにないと言えます。

中小企業と取引をしようとする際、クライアント側は企業の内情について把握することが困難です。

クライアント側は、商品を提供した場合は適切に金銭が支払われ、注文した場合は商品が適切に納品されることを期待します。また、可能な限り多くの情報を得たいと考えます。

企業の内情を把握することは難しいかもしれませんが、会社の登記簿を確認することで、その概要を把握することは可能です。

登記簿謄本や登記事項証明書などの法人登記簿の写しを、誰でも入手可能なのは、取引の安全性を確保するためです。

登記事項証明書の取得は相手側の会社に通知はされるわけではありません。実際に、登記簿謄本や登記事項証明書の交付申請では身分証の確認など本人確認は行われません。

手数料を支払えば、誰でも登記簿謄本や登記事項証明書を入手可能な仕組みとなっています。

まとめ

ここまで、登記簿謄本の概要や取得方法、登記簿謄本が必要なタイミングについてなどを中心に解説してきました。

本記事が、これから法人口座を開設予定の起業家・個人事業主・会社員の方のご参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。