会社設立のミチシルベ

様々な現場で活用されているのがWBSですが、どんなものか詳しく理解しているでしょうか？
「本質がよく分からない」「うまく活用できていない気がする」「どのように書けば良いのか分からなくて、いつも苦労している…」
以上のような方が多いのではありませんか？
WBSを活用できれば、各プロジェクトが円滑に進むなどスケジュール管理も圧倒的に楽になります。
当記事ではWBSの基礎知識、および作成のポイントを徹底解説します。
読めばWBSの導入から運用までスムーズにできるようになること間違いなし。
ぜひじっくり読んでみてください。

WBSとは？

WBSとは、Work Breakdown Structureの略で「作業分解構成図」とも呼ばれています。
作業を分解して構造化する手法のことを指しています。
プロジェクトの作業の洗い出しや必要な時間、および担当者を決めるのに役立てるものです。
「スケジュール作成の原型」と言えば分かりやすいでしょうか。
プロジェクト全体の作業を列挙する作業も必要になるため、結果として作業工程の漏れが起こりにくくなります。
WBSを怠ると計画通りにプロジェクトが進みにくくなり、納期に間に合わない等の問題が発生するので要注意です。

利用目的とは？

WBSは、プロジェクト全体の作業を把握するために導入されます。
WBSを作成することで、全体の作業が明確化されます。
結果としてスケジュールの策定や作業の役割分担の精度が上がるため、正確な見積もりも出せるようになるのです。
そもそもプロジェクト全体の作業が不透明な状態で作業を開始すれば、失敗は目に見えています。
作業効率を上げるためにもWBSは必須ですよ。

WBS作成のポイントを徹底解説

何も考えずにWBSを作成すると、予定通りに進まないことも…。
こちらでは各プロジェクトの成功率を高めるWBS作成のポイントを詳しく解説します。
細かい部分もありますが、ぜひ参考にしてください。

タスク（作業）の洗い出し

WBSを作成する前でも、大体の作業のイメージはあるでしょう。
しかしまだ大きな塊のようなままのもので、正確なスケジュールは把握できません。
そこでその大まかな作業を、所要期間が分かるまで細かく分解していきます。
ここで注意してほしいのが、担当者の合意を取ることです。
一般的にWBSはプロジェクトマネージャーが作成します。
しかし、そのプロジェクトマネージャーと担当者と時間に関してギャップが生じることが多いのです。

タスク（作業）の順序（優先順位）を決定する

作業の洗い出しが完了したら、それぞれの作業の順序を決定していきます。
最初にどの作業をすべきか、次にどの作業をすべきか、以上を考えながら順序立てていきます。
作業の順序を決定する時は、それぞれの作業の依存関係を明らかにしてください。
並行作業（同時に進められる作業）もありますが、先行作業が終わらなければ始められない後続作業もあります。
後続作業については、選考作業がいつ終わり、いつから始められるかも決定しなければなりません。

タスク（作業）を構造化させる

作業の順序が決定したら、今度はそれらを構造化していきます。
同レベルの作業をまとめ、さらに下に小さなレベルのタスクをまとめて階層化させていきます。

たとえば企業のホームページを作るとしたら、まずはトップページを作成します。
トップページの作業が終わると、他の画面へ切り替えるためのプログラム開発。
さらにサイト内の検索機能の開発なども必要になるでしょう。
以上のご紹介したポイントをしっかりと対処できれば、WBS作成は9割完了したと言っても過言ではありません。
あとは、各作業工程に担当者を割り当てればOKです。

作成のワンポイント！エクセルシートをダウンロードしてみよう

WBSを紙やホワイトボードを利用して作成しようとしていませんか？
悪いわけではありませんが、修正や共有が難しいのでおすすめできません。
おすすめなのがエクセルシートの利用です。
WBSの無料エクセルテンプレートがインターネット上にいくつもあります。
その中で使いやすそうなものがあればダウンロードしてください。
自分でエクセルを使用して作るのも良いでしょう。
ただ抜けがあると修正が大変なので、あらかじめ出来上がっているものをおすすめします。

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WBSとガントチャートの違いとは？

プロジェクトの管理のために作成される点は、WBSとガントチャートも一緒です。
しかし、それぞれの作成目的等には違いもあります。
ここではガントチャートとは何なのか、さらにWBSとの目的の違いも明らかにします。

そもそもガントチャートとは？

ガントチャートはプロジェクトの作業進捗をチェックするための表です。
単に「スケジュール表」と呼ぶこともあり、様々なプロジェクトで活用されています。
ガントチャートでは、一般的に作業項目を縦軸で配置。
横軸には日数を配置し、棒グラフ形式などで予定を明らかにします。
他に、タスク・担当者・開始日・完了日（予定日）なども掲載します。
スケジュール、および現在の作業の進捗状況も把握しやすく、メンバー間で共有できるメリットもあります。

それぞれ目的が異なる

WBSとガントチャートは目的が若干異なります。
まとめると、以下のようになります。

・WBS：プロジェクトの作業内容を俯瞰する目的で作成
・ガントチャート：WBSを参考にタスクごとのスケジュールや現在の作業進捗をグラフ等で見える化したもの

WBSはプロジェクトの作業内容を俯瞰できるものであるため、どちらかと言うと全体像を把握する目的で使われます。
ガントチャートは作業ごとのスケジュールや進捗をグラフ等で見える化し、メンバー全員に把握してもらいやすくするものです。
WBSは管理者側、ガントチャートは現場側に深く関わるもの、といった言い方もできるかもれません。
どちらもプロジェクトの円滑な進行に欠かせないことは確かです。
双方ともにしっかりと使いこなし、プロジェクトの作業効率をアップさせましょう！

まとめ│WBSは作業管理に最適！ガントチャート併用で作業の効率化を

WBSは作業を分解して構造化する手法のことを指しています。
各作業の範囲および所要期間を明確にできるため、スケジュール策定や見積もりを正確に出せるようになります。
WBSの作成は、タスク（作業）の洗い出しが極めて重要。
漏れがあると正確なスケジュールが組めないので、各部署の担当者を集めて確認してもらいましょう。
あとは作業の順序を決定し、構造化してください。
ちなみにWBSの作成は紙などのアナログなものでも作成できますが、修正や共有が難しいのが難点です。
ネット上に配布されている無料のエクセルシート等を活用しましょう。
WBSがプロジェクトに極めて大きな役割を果たしていることが分かったはずです。
ただWBSだけだと物足りないところもあります。
ガントチャートも併用し、視覚的にもスケジュール等を分かりやすくしてください。